短いメールでも、相手との関係や伝える順番に迷うことがあります。AIに頼む前に「目的」「確定している事実」「相手にしてほしいこと」を整理すると、出力を確認しやすくなります。この記事の例は当サイトが作成した架空の練習用です。特定のサービスで得られた生成結果ではありません。
入力前に、事実と未定事項を分ける
日時、場所、締め切り、金額は自分で確認してから入力します。決まっていないことは「未定」と伝え、AIに補わせません。練習では相手の実名や連絡先を入れず、「取引先の担当者」などの表現を使えます。
例1：資料の確認を依頼する
取引先の担当者へのメールを作ってください。目的は、先に共有した商品説明資料の確認依頼です。確認してほしい点は商品名と掲載写真の2点です。回答期限はまだ決まっていません。件名と本文を分け、丁寧で簡潔な文章にしてください。架空の締め切り、添付ファイル、過去の合意を追加しないでください。
出力に「添付しました」とあれば、実際に添付するのか確認します。送っていない資料や存在しない約束を前提にした表現は直します。
例2：打ち合わせへのお礼を伝える
打ち合わせ後のお礼メールを、件名と本文に分けて作ってください。確認できている事実は「相手が説明の時間を取ってくれた」「説明された内容を持ち帰って検討する」の2つです。契約や購入は決まっていません。お礼と次の検討について、短く丁寧に伝えてください。契約の約束や回答期限は書かないでください。
「ぜひ契約を進めたい」など、意図より強い約束が加わっていないかを確認します。
例3：日程の候補を相談する
社内の同僚に打ち合わせの候補日を相談する短いメールを作ってください。候補は「火曜日の午前」「木曜日の午後」です。どちらも仮の候補で、具体的な日付や場所は未定です。相手に都合を確認する文章にし、日付や会議URLを推測して追加しないでください。
実際に送る際は、候補の年月日と時間帯を確認して書き換えます。「来週」「午前」だけで相手に伝わるかも見直しましょう。
送信前に確認する4点
- 宛先と敬称が合っているか。
- 日時、資料名、添付の有無に誤りがないか。
- 引き受けていない約束や条件が増えていないか。
- 相手が何を返せばよいか分かるか。
AIが作るのは下書きです。最終的には自分の意図と照合してから送信します。
次に読むなら：AIへの指示は5つに分ける｜文章作成の入力例。別の文章にも使える依頼の組み立て方を紹介します。
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